Verfahrensdokumentation


Eine weitere Anforderung der Finanzverwaltung ist die sogenannte Verfahrensdokumentation. Dies bedeutet, dass jeder Unternehmer dem Finanzamt eine exakte Dokumentation über die verwendeten EDV-Programme sowie über jeden einzelnen Arbeitsschritt der Verwaltung seiner Unterlagen vorlegen muss.

 

Wenn eine solche „Verfahrensdokumentation“ nicht vorliegt, oder (nach Meinung des

Prüfers) ungenügend ist, entscheidet der Prüfer, ob deswegen die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung beeinträchtigt wird. Falls ja, ist er - nur

aufgrund dieser Tatsache - zu Hinzuschätzungen berechtigt.

 

Damit Sie eine Vorstellung haben, wie eine derartige „Verfahrensdokumentation“ aussehen kann, habe ich Ihnen ein Muster im Downloadbereich bereitgestellt. Das Muster ist nur beispielhaft. Diese Dokumentation muss für jeden Betrieb individuell

erstellt werden.

Es ist nicht ausreichend, dass einem Prüfer eine Verfahrensdokumentation vorgelegt wird. Die in der Verfahrensdokumentation festgehaltenen Sachverhalte müssen – für einen Prüfer des Finanzamts nachvollziehbar – in dem Betrieb auch so durchgeführt

werden.

 

Ab dem 25.5.2018 tritt eine neue Datenschutzverordnung in Kraft. Die notwendigen

Schritte für deren Einhaltung sollten ebenfalls in diese Verfahrensdokumentation aufgenommen werden.